忌引き休暇の取得マナーとは?(例文あり)

忌引きの日数や連絡の仕方とは

身近な親族が亡くなったら、葬儀に参列するために忌引き休暇(きびききゅうか)、慶弔休暇(けいちょうきゅうか)を取得して休みをとりますが、そのような機会はあまりないのではないでしょうか。

この記事では、忌引き休暇についてと休みの取り方・取得できる日数、マナーについてご紹介します。

忌引き休暇とは

親族が亡くなったときに取得する「忌引き休暇」は、実は労働基準法で定められた休暇ではありません。通常は、会社や学校ごとに決められたルールに則って運用されており、「慶弔休暇」と呼ぶところもあります。それゆえ、そもそも忌引き休暇制度があるのか、取得できるのは誰が亡くなったときなのか、何日休めるのかなどは、会社や学校により異なります

忌引き休暇の意味

「忌引き休暇」の「忌引き」とは、喪に服すという意味です。昔は、親族が亡くなった際は一定期間自宅にこもって慎み、故人を悼む慣わしがありました。現代でも、身内が亡くなったときは喪に服すという意味と、社会的にも葬儀や諸々の手続きで休みが必要だろうとの考えから、忌引き休暇制度が設けられています。

忌引き休暇とは、本人は出勤出席できる能力や意思があるにもかかわらず、親族の葬儀などを理由に取得する休暇のことを言います。忌引き休暇の規定は、各企業の就業規則や、各学校または教育委員会等で定められている教務規則などによって、それぞれに定められています。慶弔休暇と呼ばれることもあります。

忌引き休暇の実態

法律で決められた休暇ではありませんが、実際にはほとんどの企業や学校で忌引き休暇の制度が設けられています。

会社では、年次有給休暇とは別に、労働者に対する福利厚生の一環として慶弔休暇が設けられていることが多いです。

学校では、忌引き休暇は「欠席」扱いにはならず、進級や卒業に必要な出席日数には算入せず、必要出席日数から減算して考えられるのが一般的です。

忌引きの日数の目安

忌引き休暇は、本人や保護者が申請すれば取得を認められることがほとんどです。口頭での申請だけで済む場合もありますが、会社や学校によっては定められた申請書や葬儀について証明できる書類を提出する必要があることもあります。詳細はそれぞれの会社や学校の規則に定められていますので、確認しましょう。

忌引きの日数は、故人との関係によって会社や学校ごとに異なります。以下に一般的な忌引きの日数を紹介しておきますので、参考にしてください。

故人との関係性一般的な忌引きの日数
配偶者10日間
実父母7日間
5日間
兄弟姉妹3日間
祖父母3日間
配偶者の父母3日間
配偶者の祖父母1日間
配偶者の兄弟姉妹1日間
1日間

関係者への連絡の仕方

忌引きで休む場合、社会人・学生にかかわらず、忌引きの旨をつたえて休む必要があります。そこでここでは、忌引きの場合の関係者への連絡の仕方を説明していきます。

社会人の場合

会社によっては、有給のほかに忌引き休暇が導入されています。そのため、忌引きで休暇の連絡を入れる際は、初めに通常の有給とは違う旨を伝えることが必要です。

最初に連絡を入れるべき相手は「直属の上司」です。直属の上司が最初に知ることで、欠員が出ることによって業務の遂行をどうするべきかをいち早く考えることができます。業務に支障を出さないためには、最適な連絡相手といえます。

総務部への連絡は、直属の上司に支持された場合に行いましょう。何よりもまずは、業務を統率するリーダーの直属の上司にいち早く知らせることが重要です。詳しくは後述しますが、直属の上司に忌引きの連絡を行う際は、必ず口頭か電話で直接話をする必要があります。

学生の場合

小、中、高の学生であれば、学生本人ではなく親が連絡を入れることが一般的です。その際は担任の先生に電話連絡を行いましょう。担任に連絡が取れない場合は、学校の事務員の方にお願いしても大丈夫です。

一般的には電話での連絡となりますが、学校によっては指定の紙に書いて休む旨を伝えたり、連絡帳で伝えたりする必要がある学校もあります。一番重要なことは、学生が忌引きで何日間休めるかを確認することです。学生の場合、出席日数が進路に影響をおよぼすため欠席扱いとならないように注意することが大事です

大学生の場合、本人が学生部に直接連絡を行うようにしましょう。連絡先が学生部でなかったとしてもどこに連絡を入れれば良いかを教えてくれます。

忌引きを連絡する際は、マナー的にも必ず口頭か電話で直接話すことが必要です。メールのみで済ませてしまうと失礼にあたってしまうので気を付けましょう。休日や夜間に連絡が必要となった場合は先にメールを送っておくのも良いですが、その後に電話を入れることは必要です。

忌引きの連絡をメールで行う際の例文

件名:忌引き休暇取得の件
本文:
〇〇課長(部長)、お疲れ様です。
この度、祖父の死去にともない、忌引き休暇を取得したくご連絡をいたしました。
内容は、下記の通りです。

期間:〇月〇日~〇月〇日(〇日間)
目的:祖父の葬儀の準備や後片付けのため

忌引き休暇期間中のご連絡は、下記の電話番号へお願いいたします。
〇〇〇―〇〇〇〇―〇〇〇〇

以上、よろしくお願いいたします。

忌引き休暇は有給扱いになるのか

忌引きで休むときに気になることが、「有給扱いになるかどうか」です。会社で働く方の場合、有給扱いになればそれだけ有給の残日数が減ることになります。先述しましたが、「忌引き休暇」という労働基準法で定められた正式な休暇はありません。忌引きの際の休暇は各会社に委ねられているのが事実であり、自分の会社に確認を取る必要があります。

会社員の場合

会社員の場合、各会社によって忌引き休暇の取り扱いは異なります。会社の休暇制度は必ず付与する必要のある「法定休暇」(有給休暇)と、任意で設定することが可能な「特別休暇」とに分かれています。

忌引き休暇は特別休暇に定義されるため、設定している会社と設定していない会社にわかれています。特別休暇として忌引き休暇を設定していれば、有給を使用せずに休暇を取ることが可能です。しかし、特別休暇に設定していない場合有給として休暇を取るしかありません。

有給ではなく忌引き休暇として休む場合は、必要書類を提出することが一般的です。必要書類は一般的なものとして「死亡診断書」、「訃報」、「火葬許可証」、「会葬礼状」があります。会社によって異なることもありますので、必要書類の確認は必ず行いましょう。

公務員の場合

公務員の場合であれば、有給休暇とは別に忌引き休暇が設定されているケースが多くなります。地方公務員の場合、休暇の規定は各自治体によって決定します。しかし、多くの地方自治体は、国が定めた国家公務員の規定に合わせることが多いです。そのため、各自治体で同じような休暇規定になります。

国家公務員の休暇規定においては、有給休暇とは別に忌引き休暇が設定されているため、有給を使用せずに休みを取ることが可能です。なお、公務員の忌引き休暇の日数は、一般的な忌引き休暇の日数とほぼ変わりありません。

国家公務員の忌引き休暇日数は、「配偶者・父母は7日間」、「子ども・孫は5日間」、「祖父母・兄弟は3日間」、「叔父・叔母は1日間」と設定されています。

忌引き休暇の日数カウントについて

忌引きが有給扱いとなってしまうのかも気になるところですが、日数のカウント方法についても気になる方が多いでしょう。一番不安になるのが、土日や祝日を挟むパターンです。土日や祝日も、忌引き休暇の日数としてカウントされるかによって、いつから出社をすれば良いのかが変わってきます。確実に把握しておきたいポイントとなります。

・忌引き休暇のカウントが始まる日

一般的には対象者が「亡くなった日」、あるいは「亡くなった翌日」からのカウントであることが多くなります。しかしあくまでも「一般的なケース」であり、労働基準法で定められているわけではありません。忌引き休暇の設定や日数のように、カウント起算日の判断は各会社に委ねられています。

亡くなってからすぐに通夜が行われず、時間をおいてから通夜やお葬式が行われるケースもあります。そのため、亡くなった日や翌日ではなく、通夜を起算日としてカウントを行う企業も多くあります。

自分の考えているカウント開始日と、会社で規定されているカウント日に相違があると、今後の段取りがうまくいきません。必ず会社に確認を取るようにしましょう。

一般の休日も休暇にカウントされる

忌引き休暇を取得する際、間に土日や祝日を挟んだ場合休日も休暇としてカウントすることが多くなります。

祖父母が亡くなって3日間の休暇を取得し、通夜の日がカウント起算日だとした場合で例を挙げてみましょう。金曜日に通夜式が営まれた場合はその日からカウントされ、土曜、日曜と経過すると3日間の休暇を消費したこととされます。そのため、月曜日から出社を行う必要があります。

ただし、休日もカウント対象になるのはあくまでも一般的な話しとなりますので、労働基準法によって定められているわけではありません。よって、各企業の規定によって休日もカウントされるかどうかは異なります。中には、土日や祝日はカウントしないという企業がある可能性もあります。

・遠方への移動には注意

遠方で通夜式やお葬式が営まれるという場合は、移動時間も考慮に入れるよう注意が必要です。車で2、3時間ほどであれば良いですが、到着するのに半日以上かかる場合もあります。そんなとき通夜式の当日に向かうとなると、渋滞で遅れる可能性や長旅で気分が悪くなる恐れもあります。

遠方の場合は移動に時間がかかることを考慮して、通夜式の前日に移動日を設けることが好ましいといえます。また、お葬式後に遠方から帰宅して翌日出社というのもスケジュール的に厳しくなります。

そのため、遠方という事情があれば通常の忌引き休暇日数に移動日をプラスする会社もあります。遠方で移動に時間がかかるという方は、会社に相談を行うのがおすすめです。

忌引き休暇を取る前にやっておくべきこと

会社を休む場合、同じ部署のメンバーひとりひとりへの連絡は必ずしも必要とは言えません。ただし、仕事のフォローをお願いしなければならない人などには早めに連絡し、具体的な指示を伝えて仕事を引き継ぎます。

会社員の人も、学生の人も、後々トラブルにならないように、まずは自分の会社や学校に忌引き休暇の制度があるのか、あれば取得できる忌引き休暇の日数は何日なのかを確認しましょう。書類の提出が必要になることもありますので、その場合は準備が必要です。会社へ提出する書類は、お葬式の担当者に証明を協力してもらえるよう相談してみましょう。

忌引き休暇の取得は、急なことになる場合も少なくありません。また、配偶者や父母など、近い関係の人が亡くなった場合は、長期の休暇を取ることもありますので、社会人の方は上司や同僚、取引先への連絡をしておきましょう。

すでに入っている約束や、納期のあるものをどうするのか、変更したり代わりに対応してくれる人にお願いしたりして、業務が滞って周囲に迷惑をかけることのないよう、段取りをしっかりしておき、緊急時には対応できるよう、連絡先を上司などには伝えておいた方が良いでしょう。

忌引き休暇中の仕事に関する伝達事項をまとめる

自分が受け持っており、忌引き休暇によって中断せざるを得ない仕事や予定がある場合は、必ず伝達事項をまとめておきましょう。伝達事項を作成しないと、顧客からの問い合わせ対応や、普段自分が行っている業務の仕方が分からないなど、トラブルになる危険性が高くなります。

伝達事項をまとめる際は、必ずメールで文字として残しておくようにしましょう。文字で残しておけば伝達事項を忘れることがありませんし、行い忘れがないかをチェックすることも可能になります。

ただし紙ベースで残すのはやめましょう。紙でも文字に残すことができますが、紛失するリスクが高まります。また、口頭のみであった場合伝達事項を忘れてしまうことが考えられます。紛失リスクが少なく、視覚で確認できるメールで伝達を行いましょう。

忌引きについての就業規則を確認

忌引きが有給扱いになるかや土日祝日もカウントされるかなどを解説してきましたが、その全てが法律では定められていません。各会社の規定によって大きく変わることもあります。そのため忌引き休暇を取得しようとする際には、最初に「就業規則」を確認することが大事です。

忌引き休暇が何親等まで適用されるのかも確認の必要があります。一般的には叔父や叔母の1日間までとされています。しかし、会社によっては、叔父や叔母であっても忌引き休暇の範囲としないこともあり得ます。その場合、有給休暇の取得を行わざるを得ません。

自分の判断だけで計画を立てようとすると、思わぬ落とし穴があります。会社とトラブルになることがないよう、必ず就業規則は確認するようにしてください。

忌引き休暇後の対応

忌引き休暇から復帰するときは、出勤時に会社の上司や担任の先生に、お葬式が滞りなく済んだ報告と、急な不在に対応してもらったお礼を伝えておくと丁寧です。周りの人からお悔やみの言葉をかけてもらったときは、「ご迷惑をおかけしました」と返します。

喪主としてお葬式を行った場合、会社関係者から香典をいただいたのであれば、復帰時の挨拶とともに香典返しを渡しましょう。

忌引き休暇を取るなら会社関係者への配慮を

忌引き休暇を取得するには、会社や学校の休暇に関する規則をしっかり確認することと、休暇前後の周囲への配慮を忘れないことが大切になります。身内の不幸で気が動転し慌てるかもしれませんが、周りが気遣ってくれることも多いので、落ち着いて対応しましょう。

まとめ

親族など、近しい人が亡くなってしまった場合、どうしても悲しいとい気持ちが先行してしまいます。

しかし会社や学校に伝えずに無断で休んでしまうと、休んだ後に、会社や学校から無断で休んでしまったというネガティブな印象を持たれかねません。故人をしっかりと弔うためにも、会社や学校に忌引きの旨を伝えましょう。

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